home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Shareware / Business Shareware.iso / start / finance / jctp15 / jctp15.doc < prev    next >
Text File  |  1993-01-02  |  27KB  |  521 lines
  1.  
  2.                     Documentation For Job Cost Version 1.5
  3.  
  4.  
  5.           This Version 1.5 of the Job Cost Program is a great improvement
  6.     over the previous Version 1.0. This is a full Working program that
  7.     works real well. I have not tested it under a variety of different
  8.     computer setups so if it will preform correctly on your setup I don't
  9.     know. Now I want to say some of these files are not 100 % compatible
  10.     with the files of Version 1.0. This updated Version is 100% compatible
  11.     with the JobPay program that integrates with this program. You will
  12.     have to enter all of your default information in this programs before
  13.     you get started. This program will keep track of labor and material
  14.     expence on jobs. It is designed for the small to medium contractor
  15.     although is should work for a large company too. Note at the end of
  16.     this Documentation there I have all the features that are on the
  17.     Registered Version of this Product.
  18.  
  19.     Read The Readme1 file on the Disk. It will tell you how to set up your
  20.     directory.
  21.  
  22.                                Table of Contents
  23.  
  24.                                   File  Menu
  25.                1. Company Id
  26.  
  27.                2. Backup Files
  28.  
  29.                3. Restore Files
  30.  
  31.                4. Shell To Dos
  32.  
  33.                5. Quit Program
  34.  
  35.                6. Print Regist.Form
  36.  
  37.  
  38.  
  39.                                   Edit   Menu
  40.  
  41.                1. Inventory Products
  42.  
  43.                2. Customers
  44.  
  45.                3. Employees
  46.  
  47.                4. Workmans Compensation
  48.  
  49.                5. Mark Up Codes
  50.  
  51.                6. Vendors
  52.  
  53.                7. Service Codes
  54.  
  55.                                  Transaction Menu
  56.  
  57.  
  58.                1. Inventory Products
  59.  
  60.                2. Labor Expense
  61.  
  62.                3. Material Expense
  63.  
  64.                4. Customer Receipts
  65.  
  66.                5. Vendor Payments
  67.  
  68.                6. Purchase Orders
  69.  
  70.                7. Invoicing Module
  71.  
  72.  
  73.                                  Next Numbers
  74.  
  75.                1. Invoice Numbers
  76.  
  77.                2. Purchase Numbers
  78.  
  79.                3. Customer Receipts Numbers
  80.  
  81.                4. Payables Numbers
  82.  
  83.  
  84.                                  Reports Menu
  85.  
  86.                1. Customer listing
  87.  
  88.                2. Employee Listing
  89.  
  90.                3. Labor Expense
  91.  
  92.                4. Material Expense
  93.  
  94.                5. Product Listing
  95.  
  96.                6. Mark Up Codes
  97.  
  98.                7. Workmans Comp Report
  99.  
  100.  
  101.                                   Files  Menu
  102.  
  103.     1. Company Id is a file where you enter your company information Name
  104.     address Phone number and then when the program needs to access this
  105.     information such as printing your company name on the Invoices and
  106.     the purchase orders.
  107.  
  108.  
  109.     2. Backup Data File is a Feature that is built into the program just go
  110.     and Highlight the Backup Files and Hit Enter and the program will
  111.     prompt you to insert a disk in drive A to backup your files in you
  112.     program. Although it used your dos backup command which will have to be
  113.     in your path statement in your Autoexec.bat file. This will help you so
  114.     you don't have to go to the dos prompt and type backup c:\jctpl\*.* a:
  115.     I recommend backing up your Data Files At least once a week.
  116.  
  117.     3. Restore Data Files is just like backup only it is to restore your
  118.     Data Files in case you lose them for some unknown reason.
  119.  
  120.  
  121.     4. Shell to Dos is a feature that allowes you to shell out of your
  122.     program to look at a directory or run other dos commands.
  123.  
  124.     5. Quit program does exactly what it says it will exit the program.
  125.  
  126.     6. Print Regist.Form Prints the registeration form after which when you
  127.     register you will receive more detailed Manual Documentation on each
  128.     feature and how it operates and the files it relates to. You will also
  129.     receive free telephone support. You will receive a registeration number
  130.     which you will be required to tell when you need support just to verify
  131.     you are a registered user of the program. You also will be informed of
  132.     future additions and modifications to the programs, and future updates.
  133.     We would also invite your sugestions to additional features  or
  134.     modifications to the program.
  135.  
  136.  
  137.                                   Edit  Menu
  138.  
  139.     1. Products entry is where you will enter the products that you would
  140.     wish to bill out of inventory and keep track of. Although you don't
  141.     have to use the inventory module if you don't want to. You will enter
  142.     all the information about the product such as price , selling
  143.     information such as selling price quanity ea or doz for example. You
  144.     will also enter your starting quanity for this item and the program
  145.     will figure your onhand dollars of Item. This file is also used to keep
  146.     a running total of items so you will not be able to sell 10 items if
  147.     you only have 5. The Module inventory products ties in with this module
  148.     so when you receive products you enter them in that file and it posts
  149.     to this file. You will need to register this program to be able to keep
  150.     totals on your inventory . Although both of these files work they just
  151.     need  to be activated to keep the totals.This is a Very Powerful
  152.     programs for tracking Job Costs.
  153.  
  154.     2. Customers Entry File is where you enter the information of your
  155.     customers such as name address phone credit limit and soforth. You will
  156.     not be able to bill out a invoice if you first don't have you customers
  157.     in the file.
  158.  
  159.     3. Employee File is where you enter the information for each employee
  160.     such as name address phone pay rate and so on. The other files that
  161.     track the Labor Expense of the job access this file to get employee
  162.     name and pay rate  so it can compute the wages for employee. You will
  163.     have to have your employees entered in the file before you will be able
  164.     to enter any Labor Expense on any Jobs. Also the payroll program that
  165.     integrates with this program accesss this file to get the time for the
  166.     employee and pay rate and it will compute the wages and all the
  167.     withholding taxes and print the payroll checks.
  168.  
  169.     4. Workmans Compensation File is where you will enter the different
  170.     rates for workmans compensation insurance. You will need to develope a
  171.     code system for entering each item with a different code because the
  172.     program will not let you enter a code twice in the same file. If you
  173.     are one of those that pays workmans comp you will enjoy this feature
  174.     because it will give you a report on what each employee is making and
  175.     what they are costing you with the workmans comp.
  176.  
  177.     5. Mark up Codes File is a little feature I put in here so you can add
  178.     a percentage on to all the material and labor that goes into a job for
  179.     the overhead. You don't have to use this file but for example say you
  180.     used a code of 5 to add .05 to all the material and labor for a job say
  181.     the job total was 5,000.00 the programs would have added 250.00 for
  182.     your overhead.
  183.  
  184.     6. Service Codes File is for the service man who say preforms services
  185.     of like nature that he would have the same price on . For example here
  186.     in Louisana it is a big buisiness for exterminaters to come spray your
  187.     house for insects once a month. They charge a monthly fee for this .Say
  188.     they could set up a service code for this and then at the end of the
  189.     month they would just need to print the invoices and send them out.
  190.  
  191.     7. Inventory Products is where you will enter each time you receive and
  192.     products. And the program will post them to the appropiate files.This
  193.     file will also keep track of your charges that you owe to your vendors
  194.     where you buy your material.
  195.  
  196.                                Transaction Menu
  197.  
  198.     1. Labor Expense File is where you will enter the labor for each
  199.     employee on each job the programs will then keep track of the labore
  200.     expense for each employee for each job. You can also use the markup
  201.     file in the screen and the program will calculate the percentate of
  202.     markup that you have entered.
  203.  
  204.     2. Material Expense File is where you will enter all the material that
  205.     you put into a job and the programs will keep track of all charges .You
  206.     can also use the markup file in this screen to calculate a percentate
  207.     for your overhead costs. The program wil give you a detailed report on
  208.     each entry you have for each job and calculate the total for it so you
  209.     can see if you are comming out on what you had figured for the job.
  210.  
  211.     3. Customer Receipts is a added feature of the old version. This file
  212.     is for customers that buy from you or you do work for and they charge
  213.     there bill for the time being. You will enter the customer code in the
  214.     customer code field. Then enter date and enter how much they paid you.
  215.     The program then goes out in the invoice file and picks up all unpaid
  216.     invoices that match that customer. They are then displayed on the
  217.     bottom portion of the screen and you can enter the invoices where you
  218.     are appling the payment to . You have two more fields under the amount
  219.     they paid you which on is applied this field will change as you enter
  220.     the amounts credited to the invoices. the bottom field will be left to
  221.     apply . Which when it is = 0 you have no more to apply. The program
  222.     will also calculate the amount left on the invoices to pay. This
  223.     feature is like the one on the payables, and inventory you will have to
  224.     register to get the account tracking and balance keeping features
  225.     otherwise the files  work just like they are supposed to only they just
  226.     don't save the information to disk. Other wise this is a full working
  227.     program.
  228.  
  229.     4. Payments is just like the Customer Receipts module above only it
  230.     will keep track of all money the you owe to your Vendors. It will also
  231.     bring up the Invoice and amounts just like the Customer Receipts module
  232.     only it will not save to disk the information. When you register you
  233.     will receive these features.
  234.  
  235.     5. Purchase Orders will generate Purchase order and print then out
  236.     This file is not tied into the product file so you don't have to worry
  237.     about putting in a product number, many times these are items that are
  238.     special order and not a stock Item anyway. This Shareware version is
  239.     set up to print out the purchase orders on plain paper. On the
  240.     registered version you will have the option of printing on plain paper
  241.     or printing on forms. The programs is presently formated to nebs forms
  242.     which you can order directly from them.
  243.  
  244.     6. Invoices like purchase orders is set up on this shareware version
  245.     to print out on plain paper On the registered version you have the
  246.     option of printing them out on plain paper or on preprinted form from
  247.     mebs. This module you will enter a  customer code and  the program will
  248.     go get the customer name address and soforth. When you get to enter
  249.     products you will enter a product code and if the product code is not
  250.     is the datafile then you will get a dialog box the will state the
  251.     product code is not in the inventory file and it will ask you if you
  252.     want to invoice a non stock item and will have a yes or a no. If you
  253.     hit enter while the cursor is on yes then the program will accept the
  254.     code you entered even though it is not in the inventory file. If you
  255.     tab over to No and hit enter it will go back to the code field and wait
  256.     for you to enter another code.I thought it would be nice to have this
  257.     feature in the program so you could still invoice out a item even if
  258.     you did not have it in the database. When you get ready to print out
  259.     the invoice tab down to the Print box or you can hit F10 or you can use
  260.     your mouse put your mouse cursor on the print and hit the first mouse
  261.     button and the Invoice will print out and it also saves the Invoice to
  262.     the disk. You can also save the invoice by hitting F3 or using your
  263.     mouse and it will save the invoice without printing it out. You can use
  264.     this way if you want to print out invoices at the end of the month.
  265.     The Registered Version will also let you invoice out of the Labor
  266.     Expense File and the Material Expense Files. Say you want to Invoice
  267.     your customers once a week or once every two weeks. You will enter a
  268.     code in the product field and it will go to the Labor File and pick out
  269.     every transaction not flagged as Invoiced. And it will go into the
  270.     Material File and Pick out the Invoices not flagged as Invoiced. This
  271.     will save you the time of going into the other Files and printing out
  272.     the report and then entering the transaction in the Invoicing Module.
  273.     Then the programs once it has went and got the Information out of the
  274.     Labor File and Material File and you print the Invoice It will go to
  275.     the labor file and material file and flag them as Invoiced. The next
  276.     time you Create a  Invoice for this Customer and you get Information
  277.     out of these files the program will skip over the flagged files.
  278.  
  279.                              Next Numbers  Menu
  280.  
  281.  
  282.     1. You can change the starting Invoice number  to what you want to or
  283.     if the program won't take a number that the program tries to give it
  284.     then you can go into this file and change the number up one or so
  285.     because the programs won't let you give two Invoices the same number.
  286.     The program will give sequence the number up one from the last number.
  287.  
  288.     2. You can change the starting Purchase Order Number to what you want
  289.     or like the Invoice file if the program won't take the number the
  290.     program tried to give it then just change the number up one in this
  291.     file. The program will give the next number always one more than the
  292.     last one.
  293.  
  294.     3. You can can change the starting Customer Receipts numbers to what
  295.     you want to start with or if the program won't take the number the
  296.     program tries to give it then just change the number up one in this
  297.     file. The program will give the next number always one more than the
  298.     last one.
  299.  
  300.     4. You can change the starting Payables Number to what you want to
  301.     start with or if the program won't take the number the program tries to
  302.     give it then just change the number up one in this file. The program
  303.     will give the next number always one more than the last on one.
  304.  
  305.                                   Report Menu
  306.  
  307.     1. Customer Listing report will print you a complete customer listing
  308.     report from the DataBase File. On the registered version it will also
  309.     sort the customer list. Just highlight the customer listing and hit
  310.     enter you will get a little dialog box come up and ask you if your
  311.     printer is ready to print and you will have a yes and no option if you
  312.     hit yes then the report will go on out to the printer. If you decided
  313.     not to run the report or your printer wasn't ready tab over to no and
  314.     hit enter and the program will return to the main menu.
  315.  
  316.     2. Employee Listing will report on each employee in the database
  317.     printing the employee name address phone number and pay rate. Just
  318.     arrow over to the report menu go down to the Employee Listing and press
  319.     enter . You will get a dialog box asking if your printer is ready to
  320.     print yes or no Hit enter on the yes box and the report will go to the
  321.     printer. If you decide not to print or printer is not ready tab to no
  322.     and hit enter and program will return to the main menu.
  323.  
  324.     3. Labor Expense will give a listing by job of the labor entries in the
  325.     labor expense file. Go to the report menu go down to the Labor Expense
  326.     and hit enter. You will get a dialog box asking for a little
  327.     information before running the report. You will enter the Job Code for
  328.     the Job which is the Customer number you entered into the Labor entry
  329.     screen. In this file I will refer to this as the Job code. Then you
  330.     will enter the starting date you want the report run from and you will
  331.     enter the ending date for the Report. The cursor will be on the process
  332.     box hit enter and you will get another dialog box pop up asking if your
  333.     printer is ready. Hit enter on the Yes box and the Report will go to
  334.     the printer. If you tab to the no box and Hit enter the program will
  335.     return to the main menu. Also on this report it will calculate two
  336.     totals on the report One for the employees wages and one for the
  337.     employees wages plus the markup expense.
  338.  
  339.     4. Material Expense will give a listing by job of the Material entries
  340.     in the material expense file. Go to the report menu go down to the
  341.     material expense and hit enter. You will get a dialog box asking for a
  342.     little information before running the report. You will need to enter
  343.     the Job Code for the Job you want to run report on. The Job code is the
  344.     same code as you entered in the customer field in the material expense
  345.     file. In this report I refer to this code as the Job Code. Then you
  346.     will enter the starting date for the report you want to run and then
  347.     enter the ending date for report. The program will go and get each
  348.     transaction entry that falls between these two dates. The cursor will
  349.     go to the process box hit enter and another dialog box will come up on
  350.     the screen and ask if your printer is ready to print. Hit enter while
  351.     cursor is on the yes box and report will be processed and printed. Tab
  352.     over to no and program will return to the main menu. This report also
  353.     will calulate totals for material without markup and also material with
  354.     markup prices.
  355.  
  356.     5. Product Listing Will give a report on the inventory file of all
  357.     products that you have entered in the inventory file. The report will
  358.     give a listing of the product code ,product description,cost of item,
  359.     sale price of item, how many you have on hand , and the onhand dollars
  360.     of each item. The program also calculates a total dollars figure of all
  361.     products in the inventory file. Go to the report menu go down to
  362.     product listing and hit enter. You will get a dialog box come up asking
  363.     if your printer is ready to print. Hit enter while cursor is on the yes
  364.     box and the report will be generated and printed. Tab over to no and
  365.     hit enter and program will return to the main menu.
  366.  
  367.     6. Markup Rates report will give a report listing of all the markup
  368.     rates you have entered in the markup file. The report will have markup
  369.     code and the Rate of markup. Go to the report menu go down to the
  370.     markup rates and hit enter You will get a dialog box asking you if your
  371.     printer is ready to print. Hit enter on the yes box and the report will
  372.     be generated and printed. Tab over to no and the program will return to
  373.     the main menu.
  374.  
  375.     7. Workmans Comp Rates listing will report on the workmans comp file It
  376.     will printout the workman code , the description of work, rate of work.
  377.     Go to the report menu go down to the Workmans Comp and hit enter you
  378.     will get a dialog box asking if the printer is ready. Hit enter on the
  379.     yes box and report will be generated. Tab over to no and program will
  380.     return to the main menu.
  381.                               <<   Posting  Menu   >>
  382.  
  383.        Notice The posting Feature is not in this Version Because I have the
  384.     converted the program to put the appropiate entry in each File and the
  385.     information is enter and saved to disk. This way if you write a Invoice
  386.     for come cabinet hinges and you only have 25 pair. If you invoice out
  387.     15 pair your file if you had to post still would show 25 pair till this
  388.     entry was posted. The way I have handled it now is When you bill out 15
  389.     pair The file will only show 10 pair left. I have found out this is a
  390.     more accurate way to handle this. But you will have to register to get
  391.     the inventory tracking feature.Even though the file will work just
  392.     right the way it is it just don't take of inventory when you invoice
  393.     products.
  394.  
  395.                                  Function Keys
  396.  
  397.     F1.  Calls up a little Help Message concerning what you are attemtping
  398.     to do.
  399.  
  400.     F2.  F2 will clear all field on the screen and set the screen for input
  401.     of records. If the screen has some information on it the program will
  402.     ask you if you want to save the record before it clears the fields.Hit
  403.     enter on the yes box and the program will save the record. Tab over to
  404.     no and hit enter and the program will clear all fields and set the
  405.     screen to accept another record input.
  406.  
  407.  
  408.     F3.  Will save the current record on the screen and clear the fields
  409.     and initilize the screen to accept another record input. The record
  410.     will be save at the end of the file. Unless You have called up a
  411.     previous record and changed some information in it and the hit F3 and
  412.     the program will save the revised record at the same location
  413.     overwriting the old one.
  414.  
  415.     F4. Will call up a little dialog box the will ask you to input a record
  416.     number of the record you want to call up. Enter the record number in
  417.     the box and hit enter and it will retrieve that record.
  418.  
  419.     F5. Will up a pop up calculator that I thought would be nice so if you
  420.     need to figure somthing right fast you have a built in calculator. When
  421.     you get done with you calcuations just hit ESC and the calculator will
  422.     disappear and you can resume with your entry.
  423.  
  424.     F10. In the Invoiceing Module and the Purchase Order Module F10 and the
  425.     process box are the same this will process the Invoice or the Purchase
  426.     Order and it will also save the record to disk and clear the screen to
  427.     get ready for the next entry.
  428.  
  429.     ESC. Will always get you out of a screen and back to the main menu
  430.     although if your menu bar is still highlighted a choice and you hit esc
  431.     it will call the screen back up.
  432.  
  433.              <<< Features That are with the Registered Version >>>
  434.  
  435.  
  436.     1. The opening Screen is Changed in that it does not have the Shareware
  437.     version on it. It will have your Registration Number on it. It will not
  438.     have the Print Registeration on the Pulldown Menus. On the report menu
  439.     it will have 3 more items on it .
  440.  
  441.     1. Accounts Aging Report
  442.     Which will give you a report on the status of the accounts in the
  443.     database which customers owe what and how long the have owed it for.
  444.  
  445.     2. Accounts Payable Report will show what Vendors and the Invoices that
  446.     are due by due date and will show how much account balance is and for
  447.     how long.
  448.  
  449.     3. The ability to print Monthly Statements for the contractors that
  450.     send out monthly statements.
  451.  
  452.     The accounts tracking feature of the program will work in keeping track
  453.     of the accounts and how much customers owe. For example you go into the
  454.     accounts receivable file and you want to enter a check that the
  455.     customer gives you You enter the customer code and the program brings
  456.     up the amount Lets say the customer pays you 1000.00 dollars and he has
  457.     three invoices one for 250.00 and one for 500.00 and another one for
  458.     400.00  these invoices will come up on the screen and you will go to
  459.     the first one and apply 250.00 the to apply field will now show 750.00
  460.     left to apply we will go to the 500.00 invoice and enter 500.00 applied
  461.     to this invoice. the left to apply field will now show 250.00 left to
  462.     apply .But we have a invoice yet for 400.00 We will mark 250.00 paid on
  463.     that invoice because that is all we have left to apply. That will leave
  464.     a balance of 150.00 on this invoice. Well the program will mark all
  465.     invoices that have 0.00 balance paid so the next time this customer
  466.     pays you and you bring up his account it will just pick up the 400.00
  467.     invoice and it will show a balance of 150.00 left on it.That just about
  468.     sums it up. The accounts payable module works the same way only it is
  469.     working with the accounts you owe you vendors. But on this ShareWare
  470.     Version this feature is not active You can go into the file and it will
  471.     pull up the invoices so you can see how it works but it will not mark
  472.     them paid so it won't pull them up again. Also with the registered
  473.     version you have the choice to print invoices and statements on
  474.     preprinted forms.
  475.  
  476.     You will also receive  a nice manual that will explain in detail each
  477.     function of the program.
  478.  
  479.     Price for the Job Cost Program is 99.99 + 8.00 shipping
  480.     Price for the Payroll Program is 199.99 + 8.00 shipping
  481.     Price for Both Programs will be if bought together as one package
  482.     235.00 + 8.00 shipping. Seperate Prices would be 299.98 + 8.00
  483.     shipping.
  484.  
  485.     To Register just go to the File menu and go down to the Register
  486.     Program menu and hit enter. You will get a screen that you fill in your
  487.     name and address specify which program you want and what disk size you
  488.     want. When you have filled in the blanks hit enter on Print
  489.     Registeration Form and it will print out.
  490.  
  491.     Send To:
  492.     BayouSoft Software
  493.     Errol Unruh
  494.     Rt 2 box 125
  495.     DeRidder, La. 70634
  496.  
  497.     Without Registered Users we would not be able to upgrade or produce new
  498.     Software.
  499.  
  500.     We also will customize this program for your very need if you would
  501.     want some features changed or add new ones to it. Just describe the
  502.     best you can on paper and mail to use and we will give you a quote on
  503.     the changes. We also welcome feedback from our users as to what we
  504.     could add to the program to make it more useful.
  505.  
  506.                               Thank You For Your Support
  507.                               Sincerly ,
  508.  
  509.                               Errol Unruh
  510.                     >>>>>>>>>>>>> DISCLAIMER <<<<<<<<<<<<<
  511.  
  512.     BAYOUSOFT SOFTWARE AND THE AUTHOR ARE FREE FROM AND LIABILTY THAT MIGHT
  513.     ARRISE FROM USING THIS PRODUCT. THIS PRODUCT MAY NOT FIT YOUR NEED OR
  514.     THE COMPUTOR SETUP YOU HAVE.ALTHOUGH WE WILL REPLACE ANY DAMAGED
  515.     PROGRAM DISKETTE OR PROGRAM FILES. YOU WILL HAVE TO TRY THIS PROGRAM
  516.     OUT AND SEE IF YOU CAN USE IT. BAYOUSOFT IS NOT RESPONSIBLE FOR ANY
  517.     LOST PROFITS AND LOST TIME OR ANY OTHER LOST INCURRED FROM THE USE OF
  518.     THIS PRODUCT
  519.  
  520.  
  521.